Front desk

Il modulo operativo di SYS-HOTEL GENIUS riguardante il soggiorno dei clienti in albergo permette all'operatore di effettuare le funzioni principali direttamente da una "suite" applicativa che ne semplifica l'operatività.

Vengono visualizzati schematicamente glia arrivi e le partenze del giorno, i clienti in fermata e le partenze già avvenute. Richiamando la prenotazione o il conto desiderato è possibile effettuare rapidamente il check-in, il check-out, registrare addebiti, visualizzare il conto e tutte le operazioni che normalmente rientrano nel lavoro quotidiano del Ricevimento.

Ma non è tutto. Analogamente al programma appena descritto esiste anche un programma "rack" in grado di visualizzare le camere secondo un profilo creato dall'utente. Ogni camera viene racchiusa in un box a dimensione variabile, dove oltre al numero di camera possono essere indicati i dati desiderati: es. il nome del cliente, il periodo di soggiorno, il tipo e il numero di camera, le note, lo status, etc.
I dati assumono anche un colore in funzione se la camera è libera, è prenotata, è in partenza, in fermata; oppure in base allo status della camera (pulita, da rifare, da controllare, in manutenzione, etc.).

All'arrivo e durante il soggiorno è possibile registrare gli anticipi richiesti al cliente (semplice caparra o acconto con emissione di ricevuta o fattura) a fronte del conto finale che sarà emesso alla sua partenza.

Al termine delle operazioni giornaliere è prevista l'effettuazione automatica della chiusura giornaliera, la quale ottiene, oltre alle elaborazioni per Istat e Questura (invio dati telematici via WEB), i tabulati di controllo operativo che documentano il lavoro svolto durante la giornata: addebiti, conti emessi, statistiche di produzione, distinta di cassa, corrispettivi, etc.

I tabulati della chiusura possono essere archiviati sul disco della macchina anche fino ad un anno precedente e ristampati quando richiesto dall'operatore.

Per verificare e controllare le operazioni di chiusura la procedura mette a disposizione un riepilogo sintetico, che confronta, in un'unica pagina, le informazioni delle presenze, delle camere, degli addebiti, degli incassi e dei sospesi provenienti da due fonti diverse, ed evidenziando in una apposita colonna le eventuali differenze riscontrate.
Altre funzioni previste permettono:

• Il cambio da una camera all'altra
• La variazione della data di partenza prevista
• L'arrivo posticipato e la partenza anticipata di una persona in una camera
• La stampa degli arrivi e delle partenze previste
• La gestione dei posti auto con addebito giornaliero personalizzato, la registrazione e la ricerca delle auto per modello e targa, la situazione di disponibilità e occupazione dei posti auto per periodo
  Durante il soggiorno dei clienti è possibile consultare il conto a video ed addebitare le consumazioni e i servizi offerti.

SYS-HOTEL GENIUS prevede due modalità di addebito: la prima è a cura dell'operatore che registrerà gli addebiti dei servizi offerti dai reparti dell'albergo; la seconda viene effettuata in automatico dal sistema e riguarda gli addebiti di arrangiamento in accordo alla tariffa applicata, garage, telefono e pay-tv.

La fase di Check-Out prevede l'impostazione per l'ottenimento del conto (Ricevuta o Fattura) che può essere interamente intestato al cliente, alla Ditta/agenzia, o ripartito per entrambi in base alle voci specificate dall'operatore.

Sono previste inoltre tutte le modalità di pagamento correntemente in uso: contanti, carta di credito, assegno, bonifico, bancomat o "a sospeso" per i conti che non vengono pagati contestualmente all'emissione del conto.

Ulteriori funzionalità della procedura permettono:

• La separazione dei conti per clienti della stessa camera che richiedono un conto individuale
• L'unione di due o più conti con l'indicazione del nominativo e della camera di provenienza sul documento fiscale del conto unificato
• Il trasferimento di addebiti da un conto ad un altro
• L'emissione di conti settimanali o periodici come saldo parziale a fronte del soggiorno effettuato
• L'emissione di conti per clienti passanti che utilizzano la struttura dell'albergo per l'utilizzo di sale congressi, telefono, ristorante, etc. senza il pernottamento in appartamento
• La gestione delle operazioni di fatturazione con l'indicazione del codice operatore per permettere le stampe di controllo di pertinenza di chi le ha effettuate
• L'emissione e la gestione di fatture riepilogative di più ricevute fiscali emesse per la stessa Ditta o Agenzia
• L'emissione di note di credito a fronte di documenti fiscali incassati o inviati a sospeso
• L'emissione di ricevute/fatture di anticipo a fronte delle prestazioni effettuate durante il soggiorno dei clienti (si veda in seguito il paragrafo "Depositi e Anticipi")
• Il collegamento dei dati di Front-Office con la parte di Back-Office per la registrazione dei ricavi, del Registro Corrispettivi, del Registro delle fatture emesse, del Controllo di gestione